Sumário:
Gerenciar compromissos, manter a organização e aumentar a produtividade são desafios constantes para quem atua na área jurídica. Entre audiências, documentos e clientes, é fácil se perder nas obrigações.
Mas, isso não precisa ser assim e o CJ tem a solução, clique abaixo para acessar:
Neste artigo, vou te mostrar como aproveitar ao máximo essa funcionalidade, em um guia completo para criar, organizar e acompanhar suas tarefas de maneira mais eficiente.
Prefere um tutorial em vídeo? Clique aqui para assistir.
📌 Integração com o ecossistema Voga
Agora, o módulo de tarefas está integrado com os outros sistemas e produtos da Voga, garantindo que todas as informações fiquem centralizadas e sempre sincronizadas em todo o ecossistema.
Preparado pra otimizar seu trabalho e conquistar mais produtividade na sua rotina?! Então, bora lá...
1. Como acessar o módulo de Tarefas no CJ:
Para acessá-lo, basta clicar na opção "Tarefas” no menu lateral à sua esquerda:
Assim, você será redirecionado para o nosso módulo de tarefas, onde poderá visualizar as tarefas já existentes ou criar novas, conforme demonstrado na tela acima.
Então, vamos conhecer um pouco mais sobre ferramenta, e explorar o melhor dela nos próximos pontos:
2. Tarefas: como criar, editar e baixar relatórios:
Para cadastrar uma nova tarefa, você vai clicar na aba "Nova tarefa":
Na sequência, abrirá uma janela pra adicionar a nova tarefa. Nesta etapa, você deve preencher os campos com as informações que deseja:
São os seguintes campos:
Título (escreva o título da tarefa)
Data/hora de entrega* (selecione a data e a hora fim para a execução dessa tarefa)
A fazer/Em progresso/Revisando/Concluído (status da tarefa)
Tags (escreva uma tag e pressione Enter para facilitar no momento da busca)
Responsáveis* (adicionar responsáveis)
Contatos (vincule essa tarefa a um dos contatos/clientes do seu escritório)
Caso ou Processo (vincule a tarefa a um caso cadastrado no sistema)
Descrição (adicionar a descrição que desejar)
Obs. Os campos que estiverem com um asterisco (*) são campos de preenchimento obrigatório, certo? 👍
Realizado o preenchimento dos campos obrigatórios e opcionais, basta clicar em salvar.
Seguindo os mesmos passos, você poderá adicionar quantas tarefas desejar, e elas irão aparecer na sua tela do seguinte modo:
Para visualizar uma das tarefas cadastradas, basta clicar sobre ela para ser redirecionado para essa tela:
Aqui você poderá:
> Excluir, Arquivar e Editar a tarefa, nos botões disponibilizados no canto superior direito:
> Fluxo Contínuo de Tarefas: Conclua uma e Crie a Próxima.
Para otimizar ainda mais o seu trabalho, o Módulo de Tarefas ganhou uma melhoria simples, mas poderosa: agora, ao Concluir uma tarefa, você terá a opção de cadastrar a próxima tarefa em sequência na mesma ação, sem precisar sair do fluxo! ⚡
Isso acontece por meio de um novo botão: basta clicar em Concluir e a janela para criação de uma nova tarefa será exibida automaticamente.
Entendemos que no dia a dia jurídico uma tarefa quase sempre gera a próxima. Essa funcionalidade agrega agilidade para trabalhos encadeados, como em processos, prazos e atendimentos, garantindo a continuidade das suas atividades sem interrupções e minimizando retrabalhos.
> Vincular novas anotações, visualizar as intimações vinculadas ao caso que você vinculou na tarefa, e visualizar todo o histórico de movimentações da tarefa, na parte inferior da tela:
> Baixar relatórios da tarefa - Basta clicar em "Gerar relatório" e selecionar os Dados do cadastro e as Seções que irão constar no seu relatório, conforme indicado abaixo:
Feito isso, basta clicar em "Gerar Relatório", que você já terá todas as informações em um arquivo PDF, de modo simples e organizado. 😉
2.1 Agilidade com o Vínculo Automático
✨ Novidade: Agora o CJ trabalha por você! Se você criar uma tarefa diretamente de dentro de um Caso, Contato ou Cálculo, o sistema fará o vínculo automático.
Como funciona dentro do cálculo: Ao abrir uma nova tarefa estando dentro de um cálculo específico, o sistema faz esse vínculo sozinho. Assim, a tarefa aparece instantaneamente na sua lista geral da aba "Tarefas" com todo o contexto salvo, economizando seu tempo.
Como funciona a partir de contato: Se você estiver na ficha de um cliente e criar uma tarefa lá dentro, ela já nasce vinculada a ele. Essa tarefa ficará disponível imediatamente na sua lista geral de "Tarefas" com todo o contexto salvo (nome do cliente e detalhes), sem que você precise preencher esses campos manualmente ou fazer o cadastro duas vezes.
Vantagem: A tarefa já aparece na sua lista geral com todos os dados do cliente vinculados automaticamente e você não corre o risco de esquecer de marcar a qual caso ou contato aquela tarefa pertence.
Disponibilidade: Este recurso está disponível para todos os planos do CJ.
3. Como criar eventos no Google Agenda a partir das tarefas
Além de acompanhar as tarefas dentro do CJ, é possível levar essas informações direto para o Google Agenda, usando um atalho na tela de detalhes de cada tarefa.
Assim, o módulo de tarefas passa a conversar com o calendário que já estrutura o dia do escritório, mantendo o planejamento em uma mesma linha do tempo. ✨
Ao abrir a tela de detalhes de uma tarefa, além das ações de editar, arquivar, excluir, gerar relatório e vincular anotações, você encontra um botão específico para o Google Agenda.
Esse botão funciona como um atalho: com um clique, o CJ envia os dados essenciais da tarefa direto para a criação de um novo evento no Agenda.
Ao acionar o botão do Google Agenda a partir de uma tarefa:
é aberto o Google Agenda em uma nova aba;
o título do evento já vem preenchido com o título da tarefa;
a descrição do evento já nasce com as informações da tarefa;
a data (e horário, quando aplicável) acompanha o prazo definido na tarefa.
Ou seja, o fluxo “tarefa > evento de agenda” acontece de forma contínua, sem necessidade de reconstruir essas informações manualmente 😉.
4. Modos de visualização das Tarefas
Agora que você adicionou todas as suas tarefas, é hora de organizá-las! E aqui temos dois modos: o Quadro ou Calendário.
> Modo padrão: Quadro
Por padrão, o CJ apresenta o modo Quadro.
Esse modo é exatamente como você vê aí na sua tela:
Aqui você pode organizar as tarefas pelos status que ela estão: a fazer, em progresso, revisando ou concluído.
Ah, e se você quiser, também pode criar uma nova tarefa na seção quadros, clicando nos ícones de soma (+) ou em "+Adicionar uma tarefa", já no card do status da sua tarefa:
Olha só como ficou o meu exemplo do quadro de tarefas:
✨ Dica do Especialista:
Aproveite ao máximo os filtros disponíveis, especialmente quando houver muitas tarefas cadastradas, para facilitar a localização da tarefa que você deseja.
Você pode, por exemplo:
Selecionar apenas as tarefas atrasadas ou as que estão para vencer em breve;
Utilizar filtros mais específicos, como data, caso vinculado, contato vinculado, responsável ou a tag que você cadastrou.
5. Modo alternativo: Calendário
A outra forma de visualizar a organização das suas tarefas é pelo modo de Calendário.
Clicando no ícone no canto superior à direita, você alterna o modo. Veja que incrível:
Esse modo é uma graça, né? 🤭
Aqui você também poderá filtrar por as tarefas como todas, atrasadas, em breve, data, caso, contato, responsável ou tag. E se quiser mudar uma tarefa, é só arrastar os cards pro dia que deseja colocá-lo!
Além disso, é possível organizar as tarefas por mês, semana ou dia:
Caso queira adicionar uma tarefa, basta clicar no dia ou no horário que deseja, e cadastrar a tarefa.
E pra editá-la, ou baixar um relatório por meio desse modo de visualização é só clicar em cima do card:
Bom, agora você já está por dentro de como acessar a ferramenta, adicionar e editar, organizar suas tarefas e quais modos de visualização estão disponíveis.
No entanto, ainda vou te mostrar outros recursos pra potencializar o uso da aba tarefas, vem comigo!
6. Como criar alertas e receber notificações das Tarefas:
Essa novidade aqui é sensacional! ✨
Agora é possível receber uma notificação quando o prazo da sua tarefa estiver próxima do vencimento. Fantástico, né?
Para ajustar o alerta você precisa habilitar as notificações. Mas não se preocupe, é bem fácil de fazer.
Na página do CJ, basta clicar no seu avatar, no canto superior direito da sua tela. Lá onde ficam as informações do seu plano e escritório, sabe? Veja:
Clicando em "Preferências", vai abrir essa aba:
É só você habilitar e salvar. Pronto!
Quando faltar alguns minutos do vencimento da sua tarefa, você vai receber um "Aviso! O prazo da tarefa está acabando." ⏰
Esse aviso vai aparecer em "Notificações" que fica ao lado do seu avatar, certo?
Muito legal, né?
O módulo de "Tarefas" não é apenas uma ferramenta. É um aliado para otimizar sua rotina e garantir que nada fique para trás. Então, comece a usá-lo hoje mesmo e descubra como a gestão de tarefas pode ser simples e eficiente!
📢 Se tiver dúvidas, fale com nosso time de atendimento pelo chat, e-mail ou WhatsApp. Estamos prontos para ajudar!
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