Neste artigo, você vai aprender a automatizar a gestão do seu escritório utilizando o Voga IA. Vamos te mostrar como criar casos a partir de documentos de forma 100% automática, como fazer alterações no fluxo com apenas uma mensagem e como tirar dúvidas rápidas sobre a sua carteira de clientes.
▶️ Prefere aprender vendo? Dê play no vídeo-guia abaixo.
Acessando o Voga IA
No menu lateral esquerdo da sua tela principal, clique na opção Voga IA ✨.
Um chat com o seu assistente virtual será aberto do lado direito da tela.
Por meio deste chat, você poderá otimizar diversas atividades do seu dia a dia.
Ele foi desenvolvido para auxiliar na criação e gerenciamento de contatos, tarefas e casos, além de responder dúvidas e apoiar diferentes rotinas dentro da plataforma.
Neste material, nosso foco será a gestão de casos. E, para começar, vamos explorar uma das funcionalidades mais práticas e eficientes para realizar novos cadastros.
Criando um Caso a partir de um Documento
O Voga IA é capaz de ler documentos e preencher as informações do cliente e do caso para você.
No menu de sugestões do chat, clique na terceira opção: "Criar ou gerenciar casos":
Em seguida, selecione "Criar Caso a partir de documento":
Envie o documento (pode ser um documento constando uma intimação, um e-mail, ou qualquer outro que possibilite a criação de um caso)
O Voga IA fará a análise imediata e extrairá os dados principais, exibindo um resumo (ex: Nome do cliente, telefone, e-mail e o provável tipo de caso).
O assistente sempre pedirá confirmações antes de prosseguir com qualquer ação, algo como: "Posso criar este contato e este caso no sistema para você?" Clique em Confirmar.
💡 Nota de inteligência do sistema: Se o o cliente já constar no seu banco de dados, o Voga IA emitirá um alerta avisando que o contato já existe e perguntará se pode vincular o novo caso a esse perfil existente. Basta clicar em Confirmar para prosseguir.
Finalizando a criação do caso
Após preencher as informações iniciais, o Voga IA continuará com as validações finais necessárias para concluir o cadastro.
Nesse momento, o assistente fará algumas perguntas relacionadas ao seu caso concreto, como, por exemplo, em qual etapa ou fluxo o caso deve ser inserido, quem será o responsável pelo acompanhamento, entre outras definições importantes para a organização do processo.
Basta responder às perguntas apresentadas e confirmar as ações sugeridas pelo assistente. O Voga IA conduzirá todo o processo de forma guiada até que a criação seja concluída.
Ao final, uma mensagem de confirmação será exibida informando que o caso foi criado com sucesso.
Além de realizar o cadastro de um caso a partir de um documento, você também pode simplesmente descrever a situação em uma mensagem:
💡 Com base na narrativa apresentada, o Voga IA analisará as informações fornecidas e poderá sugerir a criação de um novo caso, conduzindo você pelo preenchimento dos dados necessários de forma guiada.
E as possibilidades não param por aí. Além de auxiliar na criação de novos casos, o Voga IA também pode ajudar no gerenciamento geral deles, permitindo consultas, atualizações e outras ações de forma rápida e prática, diretamente pelo chat.
Vamos voltar ao Voga IA para conhecer essas funcionalidades?
Editando Casos com o Voga IA
Ao acessar a área de gestão de casos, a terceira opção apresentada pelo Voga IA será "Listar e gerenciar casos".
Ao selecionar essa opção, a própria IA irá apresentar todas as possibilidades de gerenciamento disponíveis para os seus casos. Dessa forma, você poderá conhecer rapidamente as ações que podem ser realizadas diretamente pelo chat, sem precisar navegar manualmente pelas telas do sistema.
Basta escolher a opção desejada ou descrever a ação que pretende realizar. O Voga IA interpretará sua solicitação e conduzirá o processo de forma simples e guiada.
Seguindo o exemplo apresentado, solicitamos a migração do caso da etapa “Triagem Inicial” para “Acompanhamento”, considerando que o resultado da consulta do cliente já havia sido entregue.
Nesse momento, o sistema de IA irá novamente solicitar a sua confirmação para concluir a alteração:
Após confirmar a ação, o caso será atualizado automaticamente e você já poderá visualizá-lo na nova etapa dentro do fluxo, refletindo imediatamente a mudança realizada:
Sanando dúvidas sobre seus casos com o Voga IA
Além das tarefas operacionais, você também pode utilizar o Voga IA para facilitar a busca por informações relacionadas aos seus casos. Por meio do chat, é possível fazer perguntas diretas e obter respostas rápidas, sem precisar navegar manualmente pelo sistema.
Essa funcionalidade ajuda a otimizar o seu tempo e torna o acompanhamento dos casos muito mais simples e intuitivo.
Conforme no exemplo abaixo, é possível perguntar ao sistema, por exemplo: “Quantos casos ativos nós temos em nosso escritório?”
O Voga IA irá processar a solicitação e retornar as informações solicitadas de forma clara e objetiva, auxiliando na gestão do seu fluxo de trabalho.
🤖 Isso é só o começo! Quer descobrir tudo o que o Voga IA pode fazer por você? Clique aqui e acesse o guia completo.
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